El progreso es una bonita palabra. Pero cambio es su motivador; y el cambio tiene muchos enemigos…
Robert Kennedy
Todo inicia en un proyecto de implementación fuerte, con el tiempo preciso y con una cantidad de actores del proyecto con diversas expectativas. No sobra decir, que por un lado estaba la parte técnica del proyecto donde el equipo de trabajo genera todos los entregables del proyecto y por otro lado se conforma un grupo paralelo para “defender” el propósito, objeto y alcance del proyecto de la llamada coalición política por la cantidad de conflicto de intereses en los que converge la implementación.
Dicho de una manera más clara, el proyecto tenía este tipo de interesados: amigos, aliados, detractores, enemigos directos, enemigos taimados, rivales y demás especies empresariales. Todo mezclado, claro está con temas políticos, sociales y de imagen interna y externa tanto para la empresa proveedora como para el cliente en cuestión.
Y lo que nos salvó el pellejo en todas las ocasiones, fue una comunicación profunda de todos los interesados además de conformar reuniones de válvula de escape, grupales y personales la cual fue mediada por la Gestora de Cambio Organizacional a la cual agradezco todo el apoyo en cuestion por su ardua labor.
Ahora la pregunta es: ¿Que fue exactamente lo que hizo este personaje? Muchas cosas, de las cuales estoy altamente agradecida, por las que tiene mi profundo respeto y admiración y otras que son lecciones aprendidas a nivel personal y profesional. Hoy quiero compartir 5 de esos puntos que nos garantizaron el cumplimiento del proyecto, además del fortalecimiento de relaciones con el cliente en cuestión:
1. Creación de Canales de Comunicación: Abierto, Cercano y Privado, con todos ellos y de dos vías. En cualquier momento del día, se podía hablar abiertamente con ella, de cualquier tema personal y profesional que ocupara a cualquier persona. Esta conversación era tan íntima que finalmente ella era el confesionario de todos en el proyecto con la privacidad que merecía la conversación. Ella era como un colchón de respaldo cuando se iba a presentar un choque frontal por cualquier situación de crisis y aplicó tanto para el cliente como para los consultores.
2. Gestión del Riesgo: Una vez se tiene acceso a la información anterior, lo que fluye como consecuencia es evitar y mitigar la mayoría de los riesgos que se presentaron en el proyecto y negociar con el cliente los riesgos adicionales.
3. Líneas de Comunicación Oficiales: Se generaron, se negociaron y se presentaron. Posteriormente se implementaron, se mejoraron y se fueron ajustando a la necesidad. Al final, todos hablábamos con todos en el mismo tono, en la misma dinámica y cada uno se sentía escuchado y apreciado.
4. Gestión de los Cambios: La planeación de la gestión de cambios fue planeada desde la concepción del cambio en el ser humano para lograr que se asimilara de una manera completamente natural; ello por lo tanto se manifestó con temas de reflexión, juego y participación de todos los actores, lo que llevo a bajar la presión y diferenciación entre equipos de trabajo, logrando un objetivo y un bien común.
La orientación de esta actividad siguió la dinámica de los procesos de Andragogía y fue exitosa dado que al final del proyecto se evidenciaron mejoras a nivel personal y profesional, además de que algunos actores nos solicitaron información sobre estos procesos para implementarlos al interior con otros equipos de trabajo.
5. Mercadeo y Promoción del Proyecto: Si, con tanto trabajo para el Gerente de Proyecto, lo normal es que uno se enfoque en las líneas de comunicación con los actores y ya. Pero esto no es suficiente, dado que si se analiza bien, todos los empleados deberían saber que su proyecto está llevándose a cabo y como podría participar antes, durante y después.
A corto plazo significa que usted sabrá cómo está conformada la empresa, se referirá a diferentes áreas de la misma y cuando toque puntos neurálgicos en su proyecto podrá llamar los actores sin problemas. A largo plazo, tendrá una radiografía completa de la empresa y una cantidad de futuros clientes, quienes observaron el desempeño de su proyecto, lo cual trae consigo un mercadeo gratuito y bien referenciado. La persona que más puede ayudarle en este tema es por supuesto el Gestor de Cambios. Considere en programar una reunión de mercadeo inicial del proyecto a los grupos que no participan en el proyecto, y créame cuando le digo que esto será una fuente infinita de información importante para su proyecto.
A nivel personal, considero que un Gerente de Proyectos no puede estar dirigiendo el proyecto, solucionando problemas, mediando relaciones sin que su imagen y sus comunicaciones se vean afectadas por más excelente que sea su manejo de relaciones y su gestión de las comunicaciones.
Estoy segura que un Gerente que hoy sea orientado a la tarea (duro) y mañana a la persona (blando) será percibido como bipolar y psicópata aunque el PMI hable del liderazgo situacional, por lo que el perfil de Gestor de Cambios le facilita al proyecto la parte relacional y personal que necesita y le permite al Gerente de Proyectos enfocarse en la implementación pura del proyecto.
No deje de contratar este perfil en su Proyecto. Créame que lo va a necesitar.
